Vroeger stond de doos met producten gewoon in de logeerkamer, of in de garage. Je liep er elke dag langs en zag vanzelf wanneer de stapel dunner werd, “Hmm, nog maar vijf stuks, tijd om bij te bestellen.” je had geen systeem nodig. Je had gewoon ogen.
Maar ergens op de weg naar een grotere webshop verandert dat, misschien ligt je voorraad nu bij een fulfilmentpartner., misschien werk je met meerdere producten tegelijk of misschien heb je gewoon geen tijd meer om dagelijks te controleren hoe het er voor staat.
En dan gebeurt het; Een klant bestelt, de order komt binnen, maar er is niks meer om te versturen.
Dat is precies het moment waarop je wenst dat iemand, of iets, je eerder had gewaarschuwd.
Het probleem met uitbesteed fulfillment én zelf bijhouden
Er is een cruciaal verschil tussen je voorraad thuis hebben en je voorraad bij een fulfilmentpartner hebben. Als jij het zelf doet, zie je het. Je pakt zelf de dozen uit, jij loopt langs de schappen, jij plakt de labels. Je raakt vanzelf in de ritme van je eigen voorraadbeheer.
Maar zodra je uitbesteedt, verdwijnt dat ritme. Jouw producten staan netjes opgeslagen in een magazijn, orders worden keurig verwerkt, en alles loopt op rolletjes, tot het niet meer loopt, want jij staat er niet meer naast. Je ziet niet meer wanneer de laatste doos wordt geopend.
Dat is geen kritiek op uitbesteden, integendeel. Uitbesteden geeft je vrijheid, maar het betekent wel dat je die “vanzelfsprekende” visuele controle kwijt bent en die moet je op een andere manier terugkrijgen.
De oplossing: laat de techniek het voor je regelen
Gelukkig hoef je dat niet handmatig bij te houden, WooCommerce heeft namelijk ingebouwde voorraadmeldingen en als jouw fulfillmentpartner werkt met een koppeling naar jouw shop, wordt die informatie automatisch gesynchroniseerd.
Hoe het werkt:
Je stelt per product een drempelwaarde in. Stel je in dat je een melding wilt krijgen wanneer de voorraad onder de 10 stuks komt? Dan stuurt WooCommerce je automatisch een e-mail zodra dat moment aanbreekt, jij hoeft er verder niks voor te doen.
Bij Core Connect werkt dit precies zo. Zodra onze systemen registreren dat een product de door jou ingestelde grens bereikt, krijg je een melding in je inbox. Je wordt niet gebeld, je hoeft niet in te loggen, de informatie komt gewoon naar je toe.
Waarom dit meer oplevert dan je denkt
Een voorraadmelding lijkt op het eerste gezicht een klein technisch dingetje, maar het effect is groter dan je verwacht:
Je bestelt op tijd bij: Niet te vroeg (dan heb je geld vastzitten in voorraad die je niet nodig hebt), niet te laat (dan stel je klanten teleur). De melding helpt je om precies op het juiste moment actie te nemen.
Je verliest geen omzet meer door uitverkoop: Een product dat “niet op voorraad” staat, is een gemiste verkoop, maar nog erger is een klant die naar een concurrent gaat en misschien niet meer terugkomt.
Je houdt grip zonder dat je er continu mee bezig bent: Dit is misschien wel het grootste voordeel. Je hoeft niet elke dag in te loggen, je hoeft niet te onthouden welke producten hard lopen. Het systeem werkt voor jou, op de achtergrond, terwijl jij je bezighoudt met wat écht jouw tijd verdient.
Even praktisch: hoe stel je het in?
In WooCommerce ga je naar het tabblad Voorraad bij een product. Schakel voorraadbeheer in, vul de huidige voorraadstand in, en kies een drempelwaarde voor de melding. In de globale instellingen (WooCommerce → Instellingen → Producten → Voorraad) geef je op naar welk e-mailadres die meldingen gaan.
Hierbij is een link naar de pagina van WooCommerce zelf die dit zelf ook uitlegt.
Wil je daar meer over lezen? We hebben een aparte stap-voor-stap handleiding geschreven over voorraad bijhouden in WooCommerce.
Voorraad bij ons? Dan regelen wij de rest
Als je voorraad bij Core Connect ligt, hoef je je geen zorgen te maken over de synchronisatie. Onze software koppelt de werkelijke voorraadstand direct aan jouw webshop. Wat er in het magazijn ligt, staat in jouw systeem en als het opraakt, weet jij het als eerste.
Dat is de vrijheid van uitbesteden, zonder het gevoel de controle kwijt te zijn.