Een klant plaatst een bestelling, jij gaat inpakken, maar het product blijkt al weken uitverkocht. Dat is precies wat goed voorraadbeheer moet voorkomen. Gelukkig heeft WooCommerce een robuust systeem ingebouwd, maar dan moet je het wel correct hebben ingesteld.
In deze tutorial loop je stap voor stap door alles wat je nodig hebt om voorraad bij te houden in WooCommerce. Van het inschakelen van voorraadbeheer tot synchronisatie met je fysieke magazijn.
Voorraadbeheer inschakelen in WooCommerce
Standaard doet WooCommerce niets met je voorraad standen. Je moet voorraadbeheer eerst activeren, en dat doe je op twee niveaus.
Globaal inschakelen: Ga naar WooCommerce → Instellingen → Producten → Voorraad. Zet het vinkje bij “Voorraadbeheer inschakelen” aan. Hier bepaal je ook na hoeveel minuten een onbetaalde bestelling vrijgegeven wordt en of klanten een melding zien als een product bijna uitverkocht is.
Per product inschakelen: Open een product en ga naar het tabblad “Voorraad”. Activeer daar “Voorraadbeheer voor dit product inschakelen” en vul de actuele voorraad stand in. Zonder dit vinkje registreert WooCommerce geen aftrek bij elke order.
Productniveau in plaats van variant niveau
Dit onderscheid is cruciaal zodra je producten met varianten verkoopt, denk aan maat of kleur.
Productniveau betekent dat je één gezamenlijke voorraad bijhoudt voor het hele product. Dat werkt prima voor enkelvoudige artikelen, maar schiet tekort als een blauwe maat S en een rode maat L apart bijgehouden moeten worden.
Variantniveau geeft elke variant een eigen voorraadteller. Ga naar het tabblad “Variaties” en activeer voorraadbeheer per variant apart. Dit is de juiste aanpak zodra varianten apart gepicked of verzonden worden, en in de praktijk is dat bijna altijd het geval bij gevarieerde producten.
Als je ooit samenwerkt met een fulfillment partner, is voorraadbeheer op variantniveau geen keuze, maar een vereiste.
Drempelwaarden instellen: laag-voorraad meldingen
Stel een drempelwaarde in zodat WooCommerce je tijdig waarschuwt. Ga naar WooCommerce → Instellingen → Producten → Voorraad en vul bij “Melding voor lage voorraad” een getal in. Standaard staat dit op 2, maar pas het aan op basis van jouw gemiddelde doorloopsnelheid.
Per product kun je ook een eigen drempelwaarde instellen via het veld “Lage voorraaddrempel” in het tabblad Voorraad. Zo ontvang je een e-mail notificatie voordat je uitverkocht raakt, en niet erna. Dat kleine verschil bepaalt of je een klant teleurstelt of niet.
Backorders: wanneer wel, wanneer niet
Backorders betekent dat klanten kunnen bestellen terwijl je geen voorraad hebt. WooCommerce biedt hiervoor drie opties:
- Niet toestaan: Het product wordt automatisch als “uitverkocht” gemarkeerd zodra de voorraad op 0 staat.
- Toestaan, maar klant informeren: De klant kan bestellen en ziet een melding dat het product op nalevering gaat.
- Toestaan: Geen melding, de bestelling gaat gewoon door.
Gebruik backorders alleen als je weet wanneer nieuwe voorraad arriveert en als je dit concreet kunt communiceren aan de klant. Voor de meeste kleine webshops is “niet toestaan” of “toestaan met melding” de veiligste keuze. Stilzwijgend backorders accepteren leidt vrijwel altijd tot frustratie.
Handmatig aanpassen in plaats van automatisch via orders
WooCommerce trekt automatisch voorraad af zodra een betaalde bestelling binnenkomt. Dat is het geautomatiseerde deel en het werkt goed, mits de beginsituatie correct is ingevoerd.
Toch moet je soms handmatig ingrijpen: na een inventarisatie, na een retourzending, of wanneer je ook buiten je webshop om verkoopt. Pas de voorraad in dat geval aan via het productbeheerscherm. Noteer daarbij altijd waarom je aanpast, dat helpt later bij het opsporen van afwijkingen en voorkomt dat je de oorzaak van discrepanties kwijtraakt.
Meerdere producten tegelijk beheren: de bulk-editor
Heb je tientallen producten die bijgewerkt moeten worden na een grote inkooprun? Gebruik dan de bulkbewerker. Ga naar Producten → Alle producten, selecteer de producten die je wilt aanpassen en kies “Bewerken” uit het dropdown menu met de titel “Bulk actions”. In de bulkeditor pas je voorraadhoeveelheden en statussen in één keer aan, zonder elk product apart te openen.
Handig, maar wees precies. Een bulkfout overschrijft meteen meerdere producten tegelijk.
Koppeling met fysieke voorraad: WooCommerce en je magazijn synchroon houden
Dit is waar het voor veel webshophouders misloopt. WooCommerce weet wat er digitaal is ingeboekt; je magazijn weet wat er fysiek ligt. Beide moeten overeenkomen en dat vraagt een bewuste werkwijze.
Praktische aanpakken:
- Inkopen direct inboeken: Voer nieuwe voorraad in WooCommerce in zodra je de goederen ontvangt, niet pas een week later.
- Retourzendingen meteen verwerken: Maak een vaste routine van het terugboeken van geretourneerde producten, idealiter op dezelfde dag.
- Periodiek bijwerken: Vergelijk je WooCommerce-voorraad regelmatig met je fysieke telling. Kleine afwijkingen zijn normaal; grote afwijkingen wijzen op een structureel probleem.
- Externe tool overwegen: Bij hogere volumes is een aparte voorraadbeheertool de logische stap. Die synchroniseert dan automatisch met WooCommerce via een API-koppeling en voorkomt handmatige fouten.
Tot slot
Voorraadbeheer in WooCommerce is geen luxe instelling die je later wel uitzoekt, het is de infrastructuur waarop je webshop draait. Klopt de voorraad niet, dan volgen er automatisch problemen: dubbele verkopen, gefrustreerde klanten en tijdrovende correcties.
Als je ooit je fulfillment uitbesteedt, is een synchroon WooCommerce voorraadbeheer niet optioneel, het is de basis. Wij koppelen direct aan je webshop, zodat je altijd live ziet wat er op voorraad is.